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档案管理用OA,科学管、高效用

2019-03-20 14:15
由 admin 发表

摘要

企业档案真实地记录了企业生产、技术、科研和经营等活动,是企业的无形资产和宝贵的信息资源。

 

 

传统档案管理方式,在档案储存、借阅、共享等方面存在着不少问题:

 

1、档案收集、存储以手工为主,盘点工程大,耗时长;

2、档案提交标准不规范,没有完善的分类和编码格式;

3、档案借阅信息更新不及时,借阅过程追踪、提醒难;

 

规范、有效地进行档案管理和利用是企业管理的重要任务。

 

港讯OA通过电子化管理,让档案收集、借阅更加便捷,减少手工化操作,实现档案借阅共享,简化借阅手续。

 

(档案管理平台需求实现方案)

 

港讯OA档案管理方案亮点

 

1、档案分类编号,有序管理

 

对于大型企业来说,公司的各类纸质档案数量大,种类多,涵盖面广。比如公司证照、技术文档、产品方案等等,进行及时归档和科学的整理十分必要。

 

1)档案归档

档案员按各部门提交的档案标准,收集有效纸质档案和电子档案,档案相关信息可通过excel批量导入OA中。

 

包括档案分卷、档案编号、档案名称、档案类别、档案保密等级、纸质档案存放位置、归档日期、归档人等信息。

 

同时,在OA中形成的重要文档,也将自动归入档案管理中进行管理,不需要进行重复的筛选和录入。

 

2)档案分类清晰

档案分类等基础信息直接影响档案管理的规范。

 

港讯根据企业的档案分类要求,编制分类目录,将档案归入所属的目录,并且维护相应类别编号。

 

通过表单建模搭建档案类别,树状显示,更加直观,方便维护人员进行类别维护。

 

3)档案编号生成

档案提交上来,五花八门,没有一个规范的编号,不易存档、不易查找。

 

港讯OA通过字段属性自动生成档案编号,按照档案的大类+小类+流水来进行编号,实现了每份档案有归属,查阅简单方便,易于管理。

 

(点击查看大图:档案编号)

 

4)档案盒管理

线下的档案管理,将相关的档案装订成册、成卷。港讯则根据档案分类,建立电子档案盒,将相同类别的档案文件放在一个“盒子”里。

 

档案员可以增加盒类目,生成档案盒序号、公司名、档案盒题名、柜号、备注、录入人、录入时间等信息。

 

档案盒的背脊信息同时产生,可打印卷内目录、档案背脊,方便查询,实现档案的线上与线下管理统一。

 

5)建立档案信息库

港讯OA根据档案基础信息建立档案信息库。通过建模搭建了档案类别,将档案通过档案状态分组展示。

 

档案信息库中显示了档案的基本信息:保管期限、页数、在库状态等,使管理员能够对档案进行便捷管理。

 

为了能够对档案的总体情况进行把控,管理员可以在档案信息库中定期导出收集档案文件的汇总数据,月/年的收集情况和档案销毁情况。

 

6)档案有效期管理
为了保证公司各种资格证书和证照信息能够及时地在失效前销毁或者更新,港讯设置了到期提醒管理。

 

档案存放到期,系统自动提示档案管理员,不需要一个个去查是否到期,不容易遗漏且效率高。

2、档案借阅管理流程化

 

为了规范档案借阅,让每份档案“有去有回”,港讯OA通过档案借阅流程实现借阅全过程电子化。

 

1)档案查询

实现档案快速查询,是进行档案管理的目的之一。

 

在档案信息库中,可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。管理员可以查阅具体的档案借阅明细。

 

2)档案借阅申请

借阅人在填写借阅单时,自动过滤了已销毁、已借出的档案,只能选择未借出的档案,在档案借阅单上需要填写借阅日期和预计归还日期,便于追踪。

 

(点击查看大图:档案借阅申请单)

 

为了满足借阅人个性化的借阅需求,港讯OA档案借阅平台支持多明细,不同类型的同步借阅。

 

3)档案的状态追踪

档案的状态根据流程的流转而自动变化,不需要人为进行修改。

 

申请人提交后回写相应信息状态改为出借中,档案管理员执行操作后状态改为已借出,档案管理员归还确认后状态改为未借出

 

在已借出的状态下,如果借阅人需要进行延期续借,可通过之前的借阅流程中选择需要续借的内容通过续借申请按钮快速发起续借。

 

4)档案借阅提醒

之前档案逾期未还,档案管理员需要一个个去查谁的档案未还,然后频繁地电话轰炸借阅人,工作量大还容易遗漏。

 

港讯OA通过打造表单建模提醒功能,实现借阅超期系统自动提醒借阅人。

 

档案管理员可自定义到期日期和到期前提醒天数。借阅人在预计归还日期两天前收到短信提醒一次,延期后每天收到短信提醒一次。

 

若是借阅电子档案,则系统将自动控制当前借阅人的可查阅时间,预计归还日期结束后将自动收回文档查阅权限。

 

5)档案安全保护

为了保护档案安全和隐私,电子档案下载时会自带水印,包括借阅人、借阅日期等,保证公司信息泄露可进行追究。


6)档案借阅记录

根据员工的借阅申请,可自动形成档案借阅记录台帐。所有借阅记录系统记录,按照各种查询条件检索,一键导出明细,方便统计。

 

管理层可以分享借阅记录台账的数据,根据借阅各类资料的次数、共享价值,更新或销毁信息,提高档案的利用率,避免无效档案占用资源。

 

港讯OA档案管理方案价值

 

• 档案收集储存高效又规范,手工信息收集转为线上操作,解放人力;

• 档案借阅共享规范管理,系统中即可查询档案去向,超期自动提醒;

• 档案借阅记录台账可查询,分析借阅数据,提高档案和资源利用率。

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